使用指南

When2Meet 使用教學：一步步帶你上手（2026）

Ryan Sham · 2026-07-03

When2Meet 是替一整群人找出共同時間最快的方法之一——免費、免帳號，十多年來一直是大家愛用的空檔格子工具。如果你收到一條 When2Meet 連結不知道怎麼用，或想自己開一個，這篇從頭到尾帶你走一遍。

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一句話說明 When2Meet 是什麼

它是一張共享格子，每個人拖曳標出自己有空的時間，最多人能配合的時段就會變成最深的綠色。不用登入、不用同步行事曆——只要一條連結和一張格子。它是為了替一群人投票夾時間（找出大家都能配合的那一個時間）而設，不是讓別人來預約你的行事曆。

如何建立 When2Meet 活動（逐步）

1. 前往 when2meet.com。不用註冊、不用帳號，可以馬上開始。
2. 替活動命名。 打一個你的群組認得出的名字，例如「團隊會議」或「小組專題第三週」。
3. 選可能的日期。 在小日曆上點擊拖曳，選出你考慮的日子。想做每週固定的？改選 Days of the Week（每週） 模式，而不是 Specific Dates（指定日期）。
4. 設定時間範圍。 選出最早和最晚的時間（例如上午 9 時到下午 6 時），這樣大家就不會標到半夜。
5. 設定時區。 選你的時區。指定日期的活動，When2Meet 會在每個人填的時候把格子換算成他自己的時區——所以跨時區的群組也照顧到。（只有每週模式假設所有人同一時區。）
6. 按「Create Event」。 你會來到一個有專屬網址的頁面——那條連結就是你的活動，複製起來。

如何分享、讓大家填

把連結傳給你的群組——WhatsApp、email、Slack，他們在哪就傳到哪。當有人打開它：

1. 他在左邊的「Sign In」欄打上自己的名字。（可以加一個選填的密碼，這樣就只有他能改自己的時間——方便，但非必要。）
2. 他在格子上點擊並拖曳，塗出自己有空的時間。綠色代表有空。
3. 就這樣——不用帳號、不用 app。他的空檔即時疊進群組檢視裡。

如何看結果（大家最常卡住的地方）

看右邊那張格子——群組的整體空檔。綠色越深，代表那個時間有空的人越多。把游標移到任何一格，When2Meet 會告訴你到底誰有空、誰沒空。

要找出你的開會時間，你要尋找的是「夠長、而且顏色最深」的那一塊。這就是人手的部分：你用眼睛掃格子，自己做決定。

幾個小技巧和常見陷阱

• 所有人要用同一條連結。 一個新的 When2Meet 活動＝一條新網址，不要各自開一個。
• 要改自己的空檔， 再打開連結、用同一個名字（如果有設密碼就連密碼）登入即可。
• 每週模式是單一時區。 指定日期時 When2Meet 會逐人換算時區，但每週（Days of the Week）模式假設大家在同一時區——所以跨地區的固定群組，記得把時區講清楚。
• 沒有人回覆時它不會通知你。 你得自己重新打開頁面看誰填了——When2Meet 不會提醒你。

When2Meet 到此為止的地方

When2Meet 把基本功做得很好，臨時用一次很難被打敗。但用過幾次之後，同樣的缺口就會浮現：

• 它從不主動告訴你任何事。 你一次又一次重開頁面，看有沒有人回。完全沒有通知。
• 決定要你自己做。 它給你熱力圖，但你還是得用眼睛掃格子找出勝出時段——它不會替你選最佳時間。
• 手機上很難用。 那張格子是為桌機滑鼠設計的，在手機上要準確拖曳並不容易。

什麼時候該換一個更聰明的工具

如果你只需要一個用完即棄的投票，When2Meet 就夠了——用完就好。但如果你是那個負責統籌的人，又不想一直盯著格子，這正是 CrepeMeet 為之而生的缺口。它保留了大家喜歡 When2Meet 的兩點——免費、你邀請的人免登入——再補上 When2Meet 略過的那一層：

• 它替你選出最佳時間——夠長、又最多人能配合的那一格，會自動浮到最上面，不用你瞇著眼看格子。
• 有人回覆它就即刻 email 你——而你打開時，最佳時間早已排好、等你確認。 開好投票、擱到一邊，讓它替你盯著。有通知、又幫你排好，兩者加起來才是真正的「開好就不用管」。

不過話說回來，公道點講：CrepeMeet 目前是為同一時區的群組而設——所以如果你的群組分散在不同時區，When2Meet 逐人換算時區這一點，是它現在做得到、而我們還未做到的。若你的團隊或班級在同一個地方，CrepeMeet 會順手得多。

想看直接比較？ CrepeMeet vs When2Meet，逐項比較 →

When2Meet 常見問題

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